Részvételi szabályzat

Tábori részvételi és GDPR szabályzat

(COVID és háborús események kiegészítésekkel)

Hatályba lépése: 2024. január 1.

Jelen szabályzat az alábbi személyekre nézve jelent kötelezően követendő viselkedésmintát, eljárásrendet és kötelezettségeket: Táborszervező, Counselorok, Egyéb résztvevők, Táborozó, Szülő (a továbbiakban együttesen: Felek).

• Értelmező rész:

Tábor: Táborszervező által "American Summer Camp Hungary 2024" néven szervezett valamennyi nyelvi és élménytábor

Tábori hét: a weboldalon meghirdetett, fix kezdő nappal és fix záró nappal meghirdetett hat naptári napos időtartam, amelyet Táborszervező a tábori hét speciális programjaira utaló fantázianévvel látott el. A Tábor programjai ezen időtartamon belül vehetőek igénybe a Táborozó által

Táborszervező: Renessaince Tudásfejlesztő Alapítvány, Budapest (nevében eljárhat dr Tarcsai Zsolt kurátor, illetve az általa meghatalmazott Táborvezető)

Táborozó: a Tábor szolgáltatásait igénybe vevő valamennyi gyermekkorú és fiatalkorú résztvevő, vendég

Szülő: a Táborozó törvényes képviselőjeként eljáró szülő(k) vagy gondviselő(k)

Counselor: a Táborban nyelvoktatási, gyermekfelügyeleti, animátori vagy sport oktatói, élelmezés ellátási feladatokat ellátó, térítés ellenében vagy önkéntesként közreműködő személy

Egyéb résztvevők:

• meghívott előadók
• a lovaglást oktató személyek
• az amerikai footballt oktató személyek
• egyéb szolgáltatást nyújtó független vállalkozók és megbízottjaik
• az ételszállításban közreműködő személyek
• Táborozóhoz látogatóba érkező egyéb hozzátartozók, ismerősök
• a szülő képviseletében eljáró tolmács vagy más magyar nyelvet beszélő megbízott

COVID: a magyar kormány által rendelettel megtiltott tábor szervezés vagy tábori részvétel a 25 év alattiak részére, illetve a Corona vírus variánsok oly mértékű elterjedése Magyarországon, amely miatt az egészségügyi hatóságok vagy a józan ész szerint veszélyesnek minősül a tábori héten való részvétel a gyerekek számára

Háborús események: a szomszéd országban zajló háborús események miatt a Tábort közvetlenül érintő események, illetve a háborús események miatti olyan jellegű vagy mértékű gazdasági / szociálpolitikai / személyi jellegű változások, események, amelyek a tábor biztonságos megtartását ellehetetlenítik vagy veszélyeztetik, illetve a tábori hét megtartását technikai vagy pénzügyi okok miatt ellehetetlenítik

Vis maior: normális esetben július-augusztus hónapokban nem megszokott vagy hónapokra előre nem tervezhető időjárási körülmények, a counselorok és egyéb résztvevők tekintetében bekövetkezett előre nem kiszámítható személyi körülmények, Felek tekintetében bekövetkezett egészségügyi változások, a Tábor és Felek tekintetében bekövetkezett egyéb negatív kihatású körülmények, események bekövetkezése, Táborszervező által előre nem tervezhető változása (a Covid vírusra és a háborús eseményekre külön szabályozásunk van)

Program kiesések: a weboldalon meghirdetett programok részbeni vagy teljes elmaradása, a tábori hét lerövidülése vagy elmaradása

Weboldal: a Táborszervező által üzemeltetett www.asch.camp weboldal, amelynek magyar és angol nyelvű felületén találhatóak a Tábor tervezett programjai, tervezett étkezései

• Táborszervező kötelezettségei, vis maior esete, COVID és háborús események

Táborszervező a weboldal magyar és angol nyelvű felületén található információk valóságtartalmáért teljes felelősséggel tartozik.

Táborszervező mindent meg kell tegyen annak érdekében, hogy a weboldalon bemutatott tervezett programok teljeskörűen megvalósuljanak.

Táborszervező fenntartja a jogot arra, hogy vis maior esetén a weboldalon meghirdetett programokat másképpen szervezze meg, vagy elhalassza, törölje, a tábori hét időtartamát lerövidítse vagy törölje.

Táborszervező a nemvárt programkiesések esetében is törekszik arra, hogy a programok a lehető legjobb formában és módon kerüljenek megrendezésre, esetleg a tábori hét átszervezésre kerüljön.

Táborszervezőt a vis maior okozta programkiesések csökkentése érdekében megtett, tőle elvárható intézkedések szakszerűsége esetén nem terheli felelősség az egyes programelemek esetleges elmaradásáért.

Táborszervező köteles a vis maior okozta jelentős mértékű programkiesésekről, a megtartható tábori napok változásáról Szülőt a legrövidebb időn belül értesíteni.

Amennyiben vis maior miatt a Tábor a meghirdetettnél rövidebb időtartamban kerülne csak megtartásra, úgy Táborszervező köteles az elmaradt tábori napok pótlására elsődlegesen a következő tábori hetekben igénybe vehető azonos számú tábori napot felajánlani a szabad kapacitás erejéig.

Táborszervező másodlagosan az elmaradt tábori napok pótlására a következő évi Táborban igénybe vehető azonos számú tábori napot köteles felajánlani.

Amennyiben ezek nem megfelelőek Szülő részére, úgy az igénybe nem vett időtartamra fel nem használt tábori díj kerül visszafizetésre 15 napon belü, azonban ebből elkerülhetetlenül levonásra kerülnek a Táborszervező által előzetesen megfizetett és általa még vis maior esetén sem visszaigényelhető költségrészek, kauciók. Ezek napi mértéke csak tájékoztatási jelleggel közölve kb. a napi tábori térítési díj 30%-át teszi ki.

COVID vagy a háborús eseményeknek a Tábort közvetlenül érintő hatásai miatti tábori hét elmaradás vagy COVID / háborús események miatti előzetes szülői lemondás esetén a befizetett részvételi díjak teljes összegben visszautalásra kerülnek.

• Regisztrációs folyamat

Szülő, vagy maga a Táborozó a Szülő tudtával és beleegyezésével a weboldalon található Jelentkezési űrlap kitöltésével jelentkezhet a Táborba.

Táborszervező a Jelentkezési lap beérkezését követően 48 órán belül küldi el a megadott kapcsolattartási e-mail címre a Regisztrációs űrlap linkjét.

Szülő és Táborozó részéről a Regisztrációs űrlap kitöltését megelőzően feltétlenül szükséges elolvasni jelen "Tábori részvételi és GDPR szabályzat"-ot, mivel a Regisztrációs űrlapon nyilatkozniuk kell a szabályzat elfogadásáról.

Szülő és Táborozó a Regisztrációs űrlap megfelelő rovatainak kitöltésével és az Űrlap visszaküldésével felelősségük tudatában nyilatkoznak arról, hogy a Regisztrációs űrlapon feltett valamennyi kérdésre a valóságnak megfelelő, teljeskörű nyilatkozatot tettek.

Táborszervező kizárólagosan a Regisztrációs űrlapon megadott adatok figyelmbevételéért felelős, az ott nem teljeskörűen vagy nem közölt körülmények nem ismeretéből adódó valamennyi következményért Szülő a felelős.

Táborszervező fenntartja a jogot arra, hogy a diagnosztizált vagy a szülők által ismert, a tábori hét idején is fennálló szocializációs beilleszkedési nehézséggel, Asperger szindrómával vagy ehhez hasonló viselkedési zavarral (a továbbiakban: szocializációs nehézség) küzdő jelentkező regisztrációs kérelmét megfelelő szakértelemmel bíró counselor hiányában a kért tábori hétről elutasítsa.

Amennyiben a Regisztrációs adatlapon nem került egyértelműen feltüntetésre a tábori jelentkező szocializációs nehézsége és ez a tábor időtartama alatt kerül napvilágra, Táborszervező jogosult a többi Táborozó nyugalmának, jó közérzetének és zavartalan nyelvi fejlődésének megóvása érdekében a szocializációs nehézséggel küzdő Táborozó tábori tartózkodását azonnali hatállyal, de legkésőbbi időpontban a szülővel/gondviselővel egyeztetett legkorábbi időpontra felfüggeszteni és a gyermeket hazaküldeni.

Ebben az esetben Táborszervező semmilyen visszatérítést nem tud folyósítani az elmaradt tábori napok miatt.

• Díjfizetési határidők, visszatérítési lehetőség és kártérítés

A regisztrációs folyamat lezárásához és a kért tábori hétre történő regisztrációhoz szükséges, hogy Szülő a Regisztrációs űrlap elküldését követő 5 naptári napon belül 50.000 forint első tábori térítési díjat elutaljon a tábort szervező Fenyőliget Alapítvány WISE Bank 12600016-17911286-15769528 számú bankszámlájára. A Közlemény rovatban fel kell tüntetni a gyermek nevét és a tábori részvétele időtartamát, vagy a kiválasztott hét fantázia elnevezését.

Mivel a regisztrációs folyamat Google űrlapok útján zajlik, ezért Táborszervező nem tud megbizonyosodni arról, hogy az űrlapok kitöltésében az azokon feltüntetett Szülő valóban részt vett-e.

Ezért Szülő az első térítési díj elküldésével ráutalóan és kifejezetten nyilatkozik arról, hogy a tábori hétre való jelentkezésről tudomással bír, az űrlapok kitöltésében részt vett és jelen Szabályzatot magára nézve kötelezően elfogadja, így a Táborozó felelősségi körében okozott esetleges károk megtérítését is vállalja.

Az első térítési díj megfizetésével Szülő és Táborozó ráutalóan és kifejezetten nyilatkoznak arról, hogy a Részvételi szabályzatot elolvasták, megértették és az abban foglaltakat magukra nézve teljeskörűen kötelezőnek tekintik.

Amennyiben a Regisztrációs űrlap elküldését követő 5 naptári napon belül nem kerül sor az első tábori díj beérkezésére, Táborszervező egy alkalommal figyelemfelhívó e-mailt küld a Szülő részére.

Ennek eredménytelensége esetén a regisztrációs folyamat megszakad és az annak során átadott személyes adatok törlésre kerülnek.

A teljes tábori díjból még fennmaradó második díjrészt Szülő a tábori hét kezdő napját legalább 30 naptári nappal megelőzően utalja el ugyanerre a bankszámlára, ugyanezzel a Közleménnyel.

Táborszervező a második díjrészlet közelgő határidejéről e-mailben tájékoztatja a Szülőt.

A tábori hét kizárólag a teljes tábori díj határidőben történő megfizetését követően kezdhető meg, a helyszíni befizetésre a Táborozók ellátásához és programszervezéséhez szükséges megrendelések sokkal korábbi időpontban történő lezárása miatt nincsen mód.

A második díjrészlet beérkezésének elmaradása esetén Táborszervező kizárólag a jelentkező kórházi kezeléséről a fizetési határidőt követő 3 napon belül e-mailben megküldött igazolás esetén tudja az első tábori díjrészt 15 napon belül visszatéríteni, amennyiben a kórházi kezelést igénylő sérülés, betegség nyilvánvalóan és nagymértékben megakadályozná a jelentkezőt a Tábor által nyújtott szolgáltatások teljeskörű igénybevételében.

A második díjrészletnek a fentírt eset kivételével határidőben történő meg nem fizetése esetén Táborszervező az 50.000 forintos első díjrészlet kártérítésként való elszámolására kényszerül a regisztráció egyidejű törlésével.

A teljes tábori díj megfizetését követően, de legkésőbb a tábori hét kezdő napját 3 nappal megelőzően megküldött kórházi igazolás ellenében is csak 50%-os részleges visszatérítést tud Táborszervező teljesíteni, a jelentkező érdekkörében felmerült más esetben sajnos nem tud visszatérítést teljesíteni, de a részére fennálló lehetőségeknek megfelelően igyekszik más tábori héten részvételi lehetőséget biztosítani.

A gyermek COVID betegsége vagy háborús események miatt a tábori hét bármikori előzetes szülői lemondása esetén a befizetett részvételi díjak teljes összegben visszautalásra kerülnek 8 napon belül.

• Részvételi szabályok és eljárásrend

A Tábor területén tartózkodó valamennyi Fél köteles az élet, testi épség és egészség megóvása érdekében minden ezeket veszélyeztető cselekménytől tartózkodni, egymás testi épségére és egészségére vigyázni, a verbális támadásoktól, bullying-tól tartózkodni.

Felek kötelesek betartani a COVID vírus elkerülésével kapcsolatos valamennyi jogszabályi és hatósági előírást, amely a nyári táborokban való részvételhez kapcsolódik. Ezekről a szabályokról Táborszervező a tábort megelőzően e-mail-ben tájékoztatja a Szülőket.

Táborozó köteles a Táborszervező, a Counselorok, Animátorok és a sport oktatók minden előírását és tiltását betartani, kizárólag engedélyezett és a normális emberi felfogás szerint veszélytelen tevékenységeket végezni.

Táborozó köteles az épített környezetet, a tábori felszereléseket, berendezési tárgyakat és sportfelszereléseket rendeltetésüknek megfelelően használni, kivételt képez ez alól és engedélyezett a kiürült vizes ballonokkal és mobiltelefonokkal való pingpongozás esete vagy a counselor-hunting esemény során ruhában a medencébe való beugrás.

Felek kötelesek a Tábor területén és a közvetlen környezetében élő valamennyi állatot, növényt és az épített környezeti elemeket, sporteszközöket megóvni, azok sérülését, rongálását mindenképpen elkerülni.

Táborozó törvényes képviselőjeként a Szülő köteles a bizonyítottan a Táborozó által okozott valamennyi kár megtérítésére, többes okozás esetén a Táborozóra jutó kártérítési hányad megtérítésére.

Tilos a tábor területén lévő növényekre és épített környezeti elemekre (kiemelten a háztetőkre, egyéb tetőkre, kerítésekre, napelemekre, hőszivattyúkra, egyéb építményekre) felmászni, bármely kültéri közmű gépészeti elemeket és vezetéket, lámpaoszlopokat megrongálni.

Tilos a medencébe beugrani (kivéve a counselorok engedélyével és felügyeletük mellett), tilos a tóba bemenni, a halakat és egyéb állatokat etetni (kivéve a táborvezető engedélyével).

Táborszervező nem tehető felelőssé a tábori héten bekövetkező esetleges sérülésekért, amennyiben biztosította az elvárható védelmet az egyes sport programok vagy az egyéb tábori események során. Táborszervező kötelezettsége a quad oktatásnál a gerincvédő és a kobak (bukósisak) biztosítása. Az amerikai foci, beach volleyball oktatása és gyakorlása során egyéni védőfelszerelést nem kell biztosítania mert az edzés és az edző mérkőzések, játékok nem jelentenek egy normális tornaóránál jelentősebb kockázati faktort.

Szülő köteles Táborozó olyan jellegű érintettségét a regisztrációs eljárás során közölni, amely a tábori hét során fokozott sérülésveszélyt vagy nonkomform érzést jelent a Táborozóra vagy a többi Táborozóra nézve (főként, de nem teljeskörűen: fóbia bizonyos állatoktól vagy eseményektől, személyektől, önuralom hiánya, dühkezelési problémák, agresszivitás, túlzott falánkság, túlzott sértődékenység, egyéb ismert beilleszkedési és szocializációs problémák).

Szülő köteles Táborozó olyan jellegű érintettségét a regisztrációs eljárás során közölni, amely a sport tevékenységek során fokozott sérülésveszélyt vagy nonkomform érzést jelent a Táborozóra vagy a többi Táborozóra nézve (főként, de nem teljeskörűen: csontritkulás, szédülés, szívbetegség, ájulási hajlam vagy bármely mozgásszervi kockázati faktor, fóbia bizonyos állatoktól, önuralom hiánya, dühkezelési problémák, agresszivitás, a tábori hétig nem teljeskörűen gyógyult korábbi sérülés vagy betegség, műtéti szövődmény).

Táborozó esetleges kisebb sérülése (pl. horzsolások, rándulások, napégés) esetén Táborszervező elsődlegesen a háziorvosi ellátást biztosítja a részére, a háziorvos beutalója alapján viszi a pilisvörösvári szakorvosi rendelőbe a sérültet röntgenre vagy más szakorvosi vizsgálatra, ellátásra.

Jelentősebb sérülés (ficam vagy törés gyanú) esetén Táborszervező közvetlenül a pilisvörösvári szakorvosi rendelőbe viszi vagy viteti a sérültet.

Minden táborozó köteles magával hozni a táborba a TAJ kártyája másolatát és a lakcímkártyáját másolatban annak érdekében, hogy az esetleges orvosi ellátása megtörténhessen.

Táborszervező a szülőt a szakorvosi vizsgálat befejezését követően értesíti, a Lelet birtokában.

Táborszervező és a counselorok mindent megtesznek a home sick (honvágy) érzés elhatalmasodása vagy más egyéni beilleszkedési nehézség esetén a táborozó megnyugtatása érdekében, de amennyiben a táborozó mindenáron el akarja hagyni a tábort, úgy Táborszervező értesíti a szülőt a kialakult helyzetről és egyeztetnek a szülő várható érkezési időpontjáról, esetlegesen a táborozó elszállítására a szülő által megbízott más személy kilétéről.

Az előzőek miatt a tábort elhagyó táborozó a tábori hét folyamán bármikor jogosult visszatérni a táborba a tábori hét fennmaradó idejére.

A tábor területe olyan módon védett, hogy a kiépített 1,5 - 2,5 m magas kerítések és kapuk alkalmasak a tábor körüli erdőben élő állatok biztonságos távol tartására, de szándékos táborelhagyás megakadályozására nem alkalmasak (ember által átmászhatóak).

A tábor területét engedély nélkül elhagyó Táborozó szüleit az arról való tudomásszerzést követően Táborszervező azonnali hatállyal értesíti és megpróbálja a Táborozót megkeresni a lakott helyek és a gépkocsival járható utak átvizsgálásával, de a szülő döntése alapján kerülhet csak sor a rendőrség értesítésére. Táborszervező semmilyen körülmények között és semmilyen módon nem tehető felelőssé az engedély nélküli táborelhagyásért.

Táborozó a józan ész elvárásai szerint köteles a tábori hét programjain részt venni, így az amerikai ételek elkészítése során is a megfelelő óvatosságot köteles tanúsítani a konyhai eszközök és sütők, főzőlapok használata során.

Az esti programok rendszeres részét képező marshmallow sütéskor a táborozó a legnagyobb körültekintéssel köteles eljárni a saját és mások testi épségének védelme érdekében.

Táborszervező a regisztrációs folyamat során közölt ételallergiák vagy más orvosi jellegű figyelemfelhívások alapján jár el a táborozó egyéni étkezése biztosításakor, de Táborozó maga is köteles a részére orvosilag előírt szabályok, tiltások teljeskörű betartására a tábori héten, így pl. ételallergiája esetén saját felelősségére tartózkodni köteles minden olyan élelmiszer fogyasztásától, amely számára nem javasolt vagy tiltott. Esetlegesen a számára nem engedélyezett étel tévedésből történő feltálalásakor a tévedésről azonnal tájékoztatni köteles a legközelebbi counselort és a számára orvosilag nem engedélyezett étel fogyasztásától tartózkodni köteles a megfelelő étel feltálalásáig.

Táborozó a számára orvosilag előírt, vagy a szülő/táborozó tudomása szerinti veszélyfaktorokat (pl. méh- vagy darázscsípés allergia) elhárító gyógyszereket, antiallergéneket, ellenszereket megfelelő mennyiségben köteles magával hozni és a counselorok számára tájékoztatást adni azok tárolási helyéről vagy a részükre át kell adnia azokat.

Táborozó köteles a számára a szülő megítélése szerint megfelelő faktorú naptejet hozni magával olyan mennyiségben, amely a tábori hét teljes időszakára biztosítja számára a megfelelő UV védelmet figyelemmel arra, hogy a tábori sport programok és szabadtéri programok a nap nagyobb részét képezik.

Javasolt a Táborozók részére kullancs elleni előzetes védőoltás beadása, vagy a védekezésre alkalmas krém vagy spray használata, amelyet a táborozó hoz magával.

• GDPR szabályok

Táborszervező a Regisztrációs űrlapon és esetleges egyéb módon a Szülő és a Táborozó által megadott személyes adatokat (a továbbiakban: adatok) az "American Summer Camp Hungary" tábor minél magasabb színvonalú megszervezése érdekében és Táborozó esetleges egészségügyi problémája megfelelő kezelése alkalmából felhasználja, de azokat nem adja át más Adatkezelőnek.

Az adatok tárolási, megőrzési, megsemmisítési protokollja a mindenkor hatályos magyar adatkezelési jogszabályoknak megfelelően történik.

Szülő és Táborozó tudja és tudomásul veszi, hogy Táborszervező és a counselorok, sport oktatók a tábori hét időtartama alatt az egyes tábori eseményekről olyan fénykép vagy video felvételeket (a továbbiakban: képek) készítenek vagy készíttetnek, amelyeken a Táborozó is szerepelhet, ezeket a képeket Táborszervező összegyűjti és az alapítvány számítógépén tárolja.

A tábori életet bemutató képeket Táborszervező weboldalának Galéria vagy más oldalain bemutathatja, reklámkiadványain megjelenítheti.

Táborszervező a Szülők részére legkésőbben ősszel elküldi azokat a megfelelő felbontásban készült képeket, amelyeken gyermekük rá jó fényt vető beállításban látható vagy pozitív megítélésű cselekmény közben szerepel, ezektől eltérő tartalmú vagy minőségű képeket nem küld el a szülők részére és ezeket nem használja fel más módon sem.

Szülő és Táborozó tudja és tudomásul veszi, hogy Táborozók a tábori hét időtartama alatt az egyes tábori eseményekről és a többi táborozóról rendszeresen fénykép és video felvételeket készítenek. Ezek elkészítésére vagy annak megtiltására, felhasználására, tárolására Táborszervezőnek semmilyen ráhatása nincsen, azokért semmilyen módon nem tud felelősséget vállalni.

• Személyi tulajdonú tárgyak kezelése

Szülő és Táborozó tudja és tudomásul veszi, hogy a Tábor területére behozott személyi tulajdonú tárgyakért (ruházat, műszaki cikkek, gyógyszerek, iratok, egyéb személyi felszerelési tárgyak, eszközök, sporteszközök, ékszer, bankkártya vagy készpénz, stb.) (a továbbiakban: vagyontárgyak), azok megfelelő tárolásáért, megőrzéséért, szabályos használatáért és sérülésük elkerüléséért Táborozó maga felel.

Táborszervező a Táborvezető részére a tábori hét megkezdésekor vagy később átadott nagyértékű vagyontárgyakat megfelelően elzárt és védett helyen tudja tárolni.

Táborszervező kizárólagosan a Táborvezető által Átvételi elismervénnyel átvett, kizárólagosan általa kezelt (őrzött) vagyontárgyakért tud felelősséget vállalni.

Táborozónak azonnal jelentenie kell a legközelebbi Counselornak vagy a Táborszervezőnek a vagyontárgya esetleges sérülését, elvesztését vagy eltűnését. Táborszervező vagy a Counselor az eset körülményeiből adódó lehető legjobb megoldást választva megkísérli az elveszett, eltűnt vagyontárgy felkutatását, ebben az eljárásban jogosult bevonni a többi Táborozót is.

Szülő és Táborozó tudja és tudomásul veszi, hogy a keresés során Táborszervezőnek nincsen jogosultsága a többi Táborozó csomagjainak vagy ruházatának átvizsgálására, ezt kizárólag önkéntesen ajánlhatja fel bármely Táborozó.

Szülő és Táborozó tudja és tudomásul veszi, hogy a keresés nem feltétlenül fog eredményre vezetni, ezért javasolt, hogy a Tábor területére Táborozó csak a tábori héten való részvételhez legszükségesebb vagyontárgyait hozza magával és azok tárolása, őrzése vagy használata során mindig megfelelő körültekintéssel járjon el.